Apoio Executivo

• Melhorar o desempenho da(o) secretária(o) ao nível de tarefas, instrumentos de trabalho e competências
• Noções de eficiência, eficácia, produtividade e qualidade global do trabalho
• O impacto das novas tecnologias na função de Secretariado
• As competências do Secretariado do século XXI

Problemas de organização do trabalho/ gestão do tempo

• Auto-diagnóstico de perdas de tempo
• Definição de objectivos e prioridades
• Técnicas de planificação e racionalização do trabalho

Organização e condução de reuniões

• Tipos de reuniões alargadas
• Fases de Preparação de uma Reunião
• Antes, Durante e Depois da Reunião
• Preparação e envio da acta
• Envio de agradecimento a oradores
• Fazer a avaliação da organização da reunião
• Regras de Protocolo na organização de reuniões e acolhimento de visitantes

Gestão dos contactos telefónicos

• As novas tecnologias na gestão das chamadas recebidas e efectuadas
• A escuta activa e a tomada de notas
• Atendimento de reclamações

A comunicação

• Objectivos
• Fundamentação da sua necessidade
• Comunicação vs. Secretariado

Capacidades de expressão

• Analisar as capacidades
• Postura
• Voz e entoação
• Linguagem
• Apresentação pessoal
• Pontos fortes e fragilidades a ter em conta

Falar e saber apresentar-se a si próprio

• Preparar a apresentação
• A clareza e o entusiasmo
• Analisar o contexto da apresentação
• A formulação dos pedidos / perguntas e suas respostas

Os suportes da comunicação

• Quadros de apoio
• Transparências
• Dispositivos
• Videoprojector
• Outros suportes

Comunicação

• Componentes e tipos
• Comunicação verbal e Não Verbal
• Objectivos da comunicação

Comunicação-interpessoal / intergrupal / intersectorial

• Funções da Comunicação
• Barreiras à Comunicação
• Os facilitadores da comunicação
• Os facilitadores da comunicação/ Técnicas para melhoria do processo

Comunicação técnica – tipos de documentos

• Manuais
• Relatórios
• Cartas e Ofícios
• Faxes
• E-mails
• Memorandos
• Diferenças e campos de aplicação entre documentos

A produção de um documento escrito

• Objectivos e Argumentos
• Coerência sequencial
• Capacidade de síntese
• O essencial e o acessório

Apresentação e estilo do documento

• Títulos, Sumários e Resumos
• A informação visual
• Técnicas para controlar a qualidade do texto

A especificidade do e-mail (correio electrónico)

• Envio de situações-chave, palavras-chave ou problemas-chave, antes de premir o botão
• Captar a atenção e atingir os resultados
• Construir uma imagem profissional
• Apresentar linhas fortes
• Aberturas e fechos
• Gerir os e-mails
• Acompanhar o processo
• Anexos ao e-mail

18h